Sport en zalencentrum "De Draaikolk"

2018-05-24. Van het bestuur.

Privacy beleid Stichting Sport- en Zalencentrum De Draaikolk

Stichting Sport- en Zalencentrumcentrum De Draaikolk (verder genoemd Stichting De Draaikolk) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting De Draaikolk.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Stichting De Draaikolk persoonsgegevens? Stichting De Draaikolk verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

Vrijwilligers van de Stichting De Draaikolk, of personen die dit in het verleden zijn geweest;

Bestuursleden en vrijwilligers van onze huisvereniging CSAV Turnlust;

Overige gebruikers van De Draaikolk, huurders, groepen en andere verenigingen;

Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad;

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Stichting De Draaikolk verwerkt persoonsgegevens in MS Office en gebruikt <Snelstart>, ons financieel administratieve programma. Deze verwerkingen gebeuren door bestuursleden van de Stichting.

Waarvoor verwerkt Stichting De Draaikolk persoonsgegevens?
Als je aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als vrijwilliger, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal relatie van Stichting De Draaikolk bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over De Draaikolk gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van onze vrijwilligers of binnen De Draaikolk. Wil je niet benaderd worden? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken, of dit aan het betreffende bestuurslid door te geven.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen zoals het barrooster, vrijwilligers vergoedingen enzovoorts.

Verwerkt Stichting De Draaikolk ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat Stichting De Draaikolk heeft gemaakt ten behoeve van een evenement.

Stichting De Draaikolk controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet alsnog worden geregistreerd.

Hoe gaat Stichting De Draaikolk met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de Stichting of het doel waarvoor zij benodigd zijn.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Mocht je willen weten welke gegevens van jou geregistreerd staan dan kan je dit navragen bij de secretaris van de Stichting die inzage zal verstrekken. Uiteraard heb je daarbij het recht deze te corrigeren.

Daarnaast wordt binnen de groepen zoals bv de barvrijwilligers gebruik gemaakt van bv WhatsApp. Uiteraard gebeurt dit alleen indien je hiervoor toestemming hebt gegeven. Soms kunnen binnen groepen de mensen elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De secretaris van De Stichting kan je gegevens desgewenst muteren.

Binnen de Stichting De Draaikolk kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Stichting De Draaikolk
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de vrijwilligersadministratie worden opgehaald. Stichting De Draaikolk kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je vrijwilligers beschikbaarheid worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals aantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Stichting De Draaikolk gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens Stichting De Draaikolk van mij verwerkt?
Je kunt alle gegevens die de Stichting van jou heeft geregistreerd in zien, en indien gewenst wijzigen, via de secretaris van het bestuur. Per mail kan dit via de

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting De Draaikolk kun je ook altijd contact opnemen met voorzitter van de Stichting De Draaikolk via de .

Wijzigingen privacy beleid
Stichting De Draaikolk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te controleren op wijzigingen op onze website: www.dedraaikolk.com

Naar verwachting zal dit privacy beleid in 2018 met enige regelmaat worden bijgewerkt aan de hand van nieuwe inzichten ten aanzien van de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking is getreden.

De Voorzitter.